职业教育学院日常采购

      工作流程及管理制度        

一、日常采购要求   

申请人员根据需求提出采购，根据具体使用要求确认采购（例如产品的型号、技术参数、材质、用途等）。需填写《物品采购申请单》列明事由、名称、规格型号、数量，提交部门负责人审核签字确认，由其汇总提交党政联席会审批通过，采购人员需多方询价比对，填写购置单，注明采购物品的具体价格、品牌及到货日期等信息，采购人员严格按计划采购，未经审批不予采购。       

二、供应商的开发及管理  

（1）供应商开发  

1.通过多方信息渠道收集相关供应商资料，至少寻找 3家（或以上）的供应商；与这些供应商进行初步的沟通，索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄样品以供测试；  

2.初步比价后找相对合适的3家（或以上）作实质性沟通（对用量大或重要的物料必要时需进行实物考核综合评估），通过价格、性能、服务等相关方面的因素形成《询价对比表》，并依此作为选用供应商依据；   

3.各项考察合格后可进行初步合作，打样、小批量采购等；  

4.跟踪样品到货及使用情况；   

5.初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供应商，如仍存在问题要求其限期改善，直至达到我方的标准；   

6.凡经常性使用，且使用量较频繁的物料，采购部门应事先选定合格供应商，议定长期供应价格进行供应。   

    （二）供应商管理：  

1.在采购过程中及时录入《供应商采购联系单》；在双方相互信任的条件下，可建立长期合作关系，从而达到降低成本，提高工作效率的目的。  

2.定期（每季度）对所有供应商在品质控制、价格、服务等多方面进行评估；  

3.按评估结果对供应商进行分类（分A、B、C、三级）：A类为优秀，B类为合格，C类为不合格； 

4.对A类供应商保持良好的和作关系；对B类供应商要加强沟通；对C类供应商予以取消，终止合作关系。采购人员应定期（每季度）对所有供应商在品质控制、价格、服务等多方面进行评估，市场调研，根据同行业价格进行参考、比对，发现问题及时调整或换供货商。  

5.根据物料采购的具体情况与供应商谈产品价格与付款周期（日常零星临时采购可随时付款，长期合作供货商可按周/月结付）。          三、日常采购作业注意事项   

    （一）采购经办人员接到通过审批“用品申请单”后应依采购物料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或供应商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果填写至“用品申请单”价格表内，需附三家（或以上）的书面询价对比表，填写完成后报党政联席会审批。

    （二）采购过程中，所有采购物料，都应汇总到《采购工作进度表》，以便跟进交货进度和日后查阅。   

    （三）物料到公司由采购经办人签收并及时确认数量与质量。  

    （四）采购物料验收后，采购经办人持购货发票或收据办理入库手续，由资产管理员验收并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。采购物品必须当天入库，如特殊原因未能入库的，采购人负责对未入库的物品做好安置及保管工作，遗失或损坏由采购人负责赔偿。         

    四、采购流程   

申请部门提交用品申请单（申请人→部门负责人→党政联席会）   采购经办人→进行询价、议价（并附询价对比表。附表 1）      采购经办人→购置单（提交申请表请采购经办人、部门负责人审批，超过1000元，需党政联席会审批）       

审批完成→采购完成后→入库→经办人签字确认  

五、日常采购报销流程   

入库单必须通过采购经办人、仓库管理员签字后，方可填写报销单，报销单后附购货发票（合规发票）、用品申请单、入库单才可进行报销流程（报销流程由采购经办人部门签字，部门负责人和会签监签字，随后到财务部办理报销手续）。      

                                职业教育学院

                              2020年7月1日